Hợp đồng thuê văn phòng là biên bản quan trọng trong việc xác nhận và là cơ sở để thanh toán chi phí thuê văn phòng, để đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm của bên thuê và bên cho thuê văn phòng.
Vậy khi soạn thảo mẫu hợp đồng thuê văn phòng làm việc công ty cần chú ý đến những điểm gì? Với kinh nghiệm tư vấn & hỗ trợ thuê văn phòng trong nhiều năm, Kim quang xin chia sẻ 9 điểm trong hợp đồng thuê văn phòng mà bạn cần phải lưu ý.
1. Địa điểm và diện tích thuê/cho thuê
Điểm đáng lưu ý thứ nhất trong hợp đồng là diện tích thuê văn phòng chính xác là bao nhiêu. Các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp hạng A, B, C chỉ tính tiền thuê cho những diện tích khách hàng thực tế sử dụng. Diện tích văn phòng bạn phải trả tiền thuê cụ thể sẽ dựa vào diện tích thuê được đo theo phương pháp nào
Có 03 phương pháp đo diện tích như sau:
- Đo thông thủy, trong lòng văn phòng;
- Đo theo tim tường và vách bao quanh văn phòng;
- Đo theo mép ngoài của tường và vách bao quanh văn phòng.
Phương pháp đo theo thông thủy ít hơn 3 – 5% đo theo diện tích xây dựng (mép ngoài của tường). Một lưu ý khác là cần đo lại diện tích trước khi ký hợp đồng.
2. Thời gian thuê và điều kiện gia hạn
Thời gian thuê trong hợp đồng cần xem các mốc thời gian:
Ngày hợp đồng bắt đầu có hiệu lực và bên thuê bắt đầu bị tính phí thuê văn phòng là ngày nào. Các thời gian chờ làm nội thất văn phòng có được tính vào hợp đồng không vv.vv
Khi sắp đến thời hạn thuê văn phòng bên thuê và bên cho thuê thực hiện gia hạn hợp đồng như thế nào? phải thông báo trước bao lâu cũng là những điều cần đưa vào hợp đồng.
3. Điều khoản giá thuê và chi phí thuê văn phòng
Phí thuê văn phòng là khoản chi phí mà khách thuê trả cho các dịch vụ, tiện ích tòa nhà cung cấp gồm: Lễ tân, an ninh, vệ sinh, nước trong khu vực WC, chiếu sáng và điều hòa khu vực công cộng, vận hành thang máy, diệt côn trùng, chăm sóc cây xanh v.v.
Phí dịch vụ thông thường không bao gồm: Tiền điện trong diện tích thuê, tiền đỗ ô tô, xe máy … Tuy nhiên một số tòa nhà cho miễn phí một số lượng xe nhất định tương ứng với diện tích sàn văn phòng.
Ngoài ra còn các khoản phí phát sinh khác như: làm ngoài giờ, tiền điện theo các bậc – mức tiêu thụ
4. Điều khoản thanh toán và tiền tệ thanh toán
Mặc dù pháp luật hạn chế các giao dịch trong nước sử dụng USD. Do giá USD/VNĐ thường không ổn định nên trong hợp đồng cần quy định giá thuê văn phòng tính theo loại tiền tệ nào, khi có biến động tỉ giá thì thay đổi như thế nào (nếu có)
5. Trách nhiệm của bên cho thuê
- Về việc bàn giao mặt bằng
- Về việc đảm bảo tính pháp lý của văn phòng
- Về các vấn đề xử lý sự cố phát sinh của văn phòng mà lỗi không thuộc bên thuê
6. Trách nhiệm của bên thuê
- Trách nhiệm thanh toán tiền thuê
- Trách nhiệm sử dụng và bảo trì văn phòng
- Chấp hành quy định pháp luật và của tòa nhà
- Chấp hành mọi quy định về bảo vệ vệ sinh môi trường, an ninh trật tự công cộng, phòng cháy chữa cháy
7. Điều khoản về bảo dưỡng, sửa chữa nhà & các trang thiết bị
Trong quá trình sử dụng văn phòng thuê. Các chi phí phát sinh liên quan đến bảo dưỡng – sửa chữa văn phòng được quy định như thế nào? bên nào phải chịu thanh toán các chi phí này cũng là điều cần được đề cập đến.
Nếu trong chi phí đã có khoản phí bảo trì văn phòng thì đương nhiên bên cho thuê phải có trách nhiệm. Tuy nhiên nhiều trường hợp không nêu rõ khiến văn phòng xuống cấp mà không có ai bảo trì, sửa chữa. Đó là điều cần tránh.
8. Điều khoản chấm dứt hợp đồng
Chấm dứt hợp đồng có nhiều trường hợp:
Hết hạn hợp đồng & các trường hợp khách quan hoặc bất khả kháng khác.
Nếu quá trình thực hiện, hợp đồng chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do các lý do khác, bên thuê nên gửi Công văn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê văn phòng để tiến hành chấm dứt hợp đồng, giải quyết chi phí và tiền đặt cọc một cách thỏa đáng.
9. Cam kết chung & hiệu lực của hợp đồng
Như đã nói ở phần đầu. Các bên cần thỏa thuận thời gian có hiệu lực của hợp đồng.
Hợp đồng thuê văn phòng tham khảo này có thể áp dụng được với cả bên cho thuê văn phòng và bên đi thuê văn phòng.
*** Lưu ý: Hợp đồng thuê văn phòng này được soạn thảo theo các điều khoản chung. Maison Real khuyên bạn nên tham khảo ý kiến từ 1 văn phòng tư vấn luật, luật sư hoặc người tư vấn thuê văn phòng để đảm bảo tốt nhất quyền và lợi ích của doanh nghiệp
